Білоцерківської міської ради

про проведену роботу за 2025 рік

Розглянувши пояснювальну записку Архівного відділу Білоцерківської міської ради від 26 січня 2026 року № 01-27/02, відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Закону України «Про звернення громадян», підпункту 1 пункту «б» частини 1 статті 38, статті 40, частини 2 статті 42, частини 6 статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», на виконання рішення виконавчого комітету Білоцерківської міської ради від 23 грудня 2025 року № 970 «Про план роботи виконавчого комітету Білоцерківської міської ради на 2026 рік», рішення Білоцерківської міської ради від 09 квітня 2025 року № 7081-71-VIІІ «Про затвердження Положення про Архівний відділ Білоцерківської міської ради», з метою фіксації результатів роботи, обґрунтування та оцінювання ефективності роботи, забезпечення прозорості, виявлення проблем для майбутнього планування та підвищення мотивації в роботі Архівного відділу Білоцерківської міської ради, виконавчий комітет міської ради вирішив:

1. Звіт Архівного відділу Білоцерківської міської ради про проведену роботу за 2025 рік взяти до відома (додається).

Секретар міської радиВолодимир ВОВКОТРУБ
Звіт
про роботу Архівного відділу Білоцерківської міської ради
за 2025 рік
 
У 2025 році Архівний відділ працював відповідно до законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», наказів Міністерства юстиції України, правил, положень, інструкцій, методичних рекомендацій Державної архівної служби України, Державного архіву Київської області, Правил роботи державних архівів України, Положення про Архівний відділ Білоцерківської міської ради та плану розвитку архівної справи на 2025 рік.
Основним завданням відділу була реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території міста, а саме забезпечення поповнення Національного архівного фонду (НАФ) документами, що мають місцеве значення.
На виконання листа Державної архівної служби України від 03.04.2022 № 1339/2.01-24/0 «Про ініціативне документування подій, фактів та формування архівних колекцій в умовах воєнного або надзвичайного стану», з метою формування «Колекції документів російсько-української війни на території міста Біла Церква Київської області» було здійснене копіювання текстових документів, цифрових відео документів, цифрових фотодокументів, розміщених на офіційному сайті «Білоцерківська міська рада» (https://bc-rada.gov.ua/) та Telegram-каналі «Білоцерківська міська територіальна громада» (https://t.me/bmrada).
      За підсумками проведеної роботи та експертизи цінності документів у 2025 році  було складено доповнення до історичної довідки та передмови до кожного опису:
    1) опис № 1 справ  постійного зберігання в кількості 3 од. зб.;
    2) опис № 2 цифрових відеодокументів постійного зберігання в кількості 25 од. зб. (відеофайлів);
    3) опис № 3 цифрових фотодокументів постійного зберігання в кількості 78 од. зб. (фотофайлів).
     Оцифрування документів Національного архівного фонду проводилось по фонду № 1 Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет управлінської документації. За 2025 рік оцифровано та переведено в електронний вигляд:  од. зб. - 170; файлів - 43317, описів – 2, але фонд користування у вигляді цифрових копій ще не створено (розробляється та опрацьовується).
Комплектування, облік і зберігання архівних документів
Приймання документів НАФ від юридичних осіб – джерел комплектування архіву проводиться щорічно за графіками, затвердженими начальником Архівного відділу за погодженням з юридичною особою. Відповідно до графіку приймання документів юридичних осіб на постійне зберігання на 2025 рік у звітному році прийнято на зберігання від джерел комплектування архівного відділу документів НАФ управлінської документації  96 од. зб. одного фонду.
Відповідно до паспорта архіву станом на 01 січня 2026 року на зберіганні в архівному відділі знаходиться всього 31466 одиниць зберігання 56 фондів.
Протягом року здійснювалась реєстрація документів, які надходили до архіву, відомості про які заносились в облікові документи. Забезпечувалось розміщення їх у сховищах у архівних коробках на металевих стелажах.
Формування НАФ і експертизи цінності документів
 
Джерелами формування НАФ у зоні комплектування Архівного відділу визначено 26
юридичних осіб, з них 1 юридична особа – відокремлений підрозділ. За формами власності:     державної - 3, комунальної - 21, приватної - 2.
Відділ постійно працює з установами, організаціями, підприємствами надаючи їм методичну і практичну допомогу.
Протягом року на постійно діючому семінарі було надано консультаційно-методичну та практичну допомогу відповідальним за архівні підрозділи установ, підприємств та організацій міста: Управління фінансів Білоцерківської міської ради, Департаменту житлово-комунального господарства Білоцерківської міської ради, Управління комунальної власності та концесії Білоцерківської міської ради, Комунального вищого навчального закладу Київської обласної ради «Білоцерківський медичний фаховий коледж», ВСП «Технолого-економічний фаховий коледж Білоцерківського НАУ», Комунального вищого навчального закладу Київської обласної ради «Академія неперервної освіти», Білоцерківського національного аграрного університету, Управління культури і туризму Білоцерківської міської ради, Управління соціального захисту населення Білоцерківської міської ради, Білоцерківського гетьманського ліцею-гімназії Білоцерківської міської ради Київської області, Служби у справах дітей Білоцерківської міської ради, Управління містобудування та архітектури Білоцерківської міської ради, Управління освіти і науки Білоцерківської міської ради, Управління молоді і спорту Білоцерківської міської ради, структурним підрозділам Білоцерківської міської ради у частині дотримання строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, в розробці положень про архівний підрозділ та ЕК установ та підприємств, складанні зведеної номенклатури справ установ, підприємств та описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Відповідно до  Закону України  «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісії з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, в архівному відділі створена експертна комісія. Експертна комісія розглядає та схвалює номенклатури справ організацій, описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, інструкції з діловодства.
За звітний період проведено 10 засідань, розглянуто 22 питання та схвалено:
- опис № 2 цифрових відеодокументів постійного зберігання в кількості 25 од. зб. (відеофайлів);
- опис № 3 цифрових фотодокументів постійного зберігання в кількості 78 од. зб. (фотофайлів);
- описів з кадрових питань (особового складу), од. зб. – 87;
- номенклатур справ – 4;
- актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного
  фонду – 3 на 7723 од. зб.
 Працівники відділу здійснюють контроль за станом зберігання документів в установах і організаціях, де створюються документи НАФ. У 2025 році була проведена 1 комплексна перевірка Управління комунальної власності та концесії Білоцерківської міської ради. Складено довідку про перевірку та надано методично-практичну допомогу у частині дотримання строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, в розробці положень про архівний підрозділ та ЕК установи, складанні зведеної номенклатури справ установи, описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
 
Використання інформації документів Національного архівного фонду
 
Архівним відділом упродовж 2025 року здійснювалась системна робота з розгляду запитів та звернень громадян, а також надання консультацій щодо відомостей про зберігання запитуваних документів.
У 2025 році до Архівного відділу надійшло і виконано 160 запитів від юридичних і фізичних осіб, з них : тематичних – 60; майнових 91, соціально-правових – 9, у тому числі:

• від відділу звернень громадян виконавчого комітету Білоцерківської міської ради до Архівного відділу надійшло 6 звернень, що на 1 звернення менше, ніж у 2024 році (7 звернень);
• кількість запитів, поданих громадянами під час особистого прийому, у 2025 році становила 71 запит, що на 23 запити менше у порівнянні з 2024 роком, коли було прийнято 94 запити;
• запити, що надійшли поштовим зв’язком, у 2025 році зареєстровано 15, що на 5 запитів менше, ніж у 2024 році (20 запитів).

Разом з тим у 2025 році спостерігається зростання кількості наданих консультацій з рекомендаціями. Так, у звітному році надано 48 консультацій, що на 20 більше, ніж у 2024 році (28 консультацій), що свідчить про підвищення інформаційно-роз’яснювальної роботи Архівного відділу та зростання потреби громадян у фахових рекомендаціях з архівних питань.
Надходять також запити від адвокатів та працівників правоохоронних органів. На всі заяви і звернення працівники відділу вчасно видавали відповіді у формі довідок, витягів, копій та повідомлень. Основна тематика запитів: надання довідок (витягів з рішень Білоцерківської міської ради ) про наділення земельних ділянок під будівництво, надання земельних ділянок у приватну власність громадянам, про затвердження актів Державних приймальних комісій про прийняття в експлуатацію новобудов, про надання дозволів на приватизацію, будівництво, надання житла, на підприємницьку діяльність, про встановлення опіки над неповнолітніми тощо.
Загалом робота Архівного відділу у 2025 році була спрямована на забезпечення своєчасного та якісного розгляду звернень громадян, надання консультацій і дотримання вимог чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства.
Для поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, Архівним відділом вжиті заходи:
 
- затверджений графік особистого прийому громадян;
- особистий прийом громадян проводиться в робочій кімнаті архівного відділу, акти законодавства, зразки оформлення звернень та інших документів, місце і час прийому, контактний телефон тощо розміщені на інформаційних стендах;
- оновлення інформації на інформаційних стендах здійснюється у разі необхідності, але моніторинг здійснюється постійно, надаються консультації і роз’яснення громадянам з найбільш актуальних питань.
На офіційному веб-сайті Білоцерківської міської ради розміщена окрема сторінка про Архівний відділ з наступною інформацією: адреса, контакти, історична довідка, нормативна база, діяльність, виставки онлайн, послуги, список фондів, інформація про місця зберігання найчастіше запитуваних документів.
У 2025 році було зареєстровано 2 користувача, 11 відвідувань, було видано 90 од. зб.
Найзапитуваніша тематика досліджень, що проводилися користувачами у читальному залі архівів, це документи архівного відділу з історії міста Біла Церква за період з 1944 року по 2000 рік.
У звітному році було підготовлено 3 онлайн виставки архівних документів: «До Дня пам’яті та перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939-1945 років»; до річниці визволення м. Біла Церква від німецько-фашистських загарбників «Архівні документи свідчать: Біла Церква з перших днів звільнення від окупації»; до річниці незалежності України «Біла Церква під час становлення Української держави».
02 травня 2025 року начальником Архівного відділу Білоцерківської міської ради Наталією Ніканоровою в Архівному відділі Білоцерківської міської ради була проведена ознайомча екскурсія для здобувачів освіти третього курсу спеціальності 029 Інформаційна, бібліотечна та архівна справа ОПП Діловодство. У ході екскурсії студенти дізналися про історію архіву, основні напрямки його діяльності, ознайомилися зі складом документів, про особливості роботи в архіві, зокрема, як проводиться процес запитів на пошук документів, як працювати з каталогами та картотеками, побували у архівосховищі, дізналися багато інформації, яка знадобиться їм у майбутньому як фахівцям своєї справи.
Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році: відрядження до ЧАЕС у 1986-1987 роках; копії штатних розписів працівників підприємств, про встановлення опіки та піклування над окремими громадянами міста.
У звітному році проводились наступні заходи, до яких залучалися начальник та працівники Архівного відділу:
- участь начальника Архівного відділу у онлайн нарадах з Державним архівом Київської області та засіданнях ЕПК Державного архіву Київської області;
- 29.01.2025 - психологічний тренінг Інститута прикладної психології  «Криза втрати, взаємодія і комунікація з людьми, які переживають горе»;
- 21.02.2025 - онлайн захід «Річний звіт начальника Державної архівної служби Анатолія Хромова»;
- 19.03.2025 - онлайн презентація друкованого видання серії архівні зібрання України. Спеціальний довідник «Державний Архів Київської області. Анотований реєстр описів Т.2 ч. 4 Фонди періодів після 1917 року»;
- 23-25.04.2025 - курси підвищення кваліфікації працівників архівних установ «Розвиток практичних компетентностей архівних працівників» у Державному архіві Київської області;
- 08.05.2025 - онлайн захід Державного архіву Київської області з відзначання Дня пам’яті та перемоги над нацизмом у другій світовій війні;
- 19.05.2025 - онлайн захід  у Пресцентрі Українського кризового медіа–центру «Національний реєстр архівних інформаційних ресурсів: доступ до минулого для прозорого майбутнього»;
- 20.05.2025 - онлайн презентація Державного архіву Київської області «Архіум. Міжнародний пошуковий портал – новий етап у цифровій трансформації»;
- 21.05.2025 - онлайн семінар щодо обговорення основних напрямків доступності безбар’єрності публічних послуг в архівних установах Київської області;
- 20.11.2025 - онлайн презентація друкованого видання «Державний Архів Київської області. Анотований реєстр описів Т.2 ч. 5 Фонди періодів після 1917 року (нових актів)»;
- 02.12.2025 - електронна виставка архівних документів Державного архіву  Київської області «Від верви до громади: з історії українського місцевого самоврядування», презентована у Білоцерківській районній державній адміністрації.
 
Начальник Архівного відділу
Білоцерківської міської ради                                                         Наталія НІКАНОРОВА